زمان تعیین شده برای پیش ثبت نام ورودی ها و میان پایه های هر دوره تحصیلی پس از تایید در ستاد مرکزی شاهد وزارت آموزش و پرورش برای اجرا به مدارس سراسر کشور ابلاغ می شود. همچنین پیش ثبت نام دانش آموزان برای ورود به پایه اول دوره متوسطه اول (هفتم) از اول تا چهاردهم تیرماه و ورودی پایه اول دوره متوسطه دوم (دهم) ۱۰ تا ۲۴ تیرماه از طریق سامانه سجا به نشانی www.saja.medu.ir صورت می گیرد.
دانش آموزان پس از ورود به سامانه سجا و تکمیل اطلاعات باید منتظر تایید مدارک باشند و نتیجه قطعی ثبت نام دانش آموزان ورودی به پایه اول ابتدایی ۲۷ خرداد تا سوم تیرماه، پایه هفتم ۲۸ تیر تا سوم مردادماه و پایه دهم نیز از سوم تا یازدهم مردادماه در سامانه اعلام خواهد شد.پیش ثبت نام میان پایه دوره های ابتدایی، متوسطه اول و دوماز اول تا دهم مردادماه و با مراجعه حضوری به مدارس شاهد مدنظر اولیا و دانش آموزان انجام می شود و نتیجه قطعی ثبت نام مبنی بر پذیرش یا پذیرش نشدن دانش آموزان در این مدارس ۱۶ مردادماه اعلام خواهد شد.ما دو گروه دانش آموز در مدارس شاهد داریم؛ گروه اول فرزندان ایثارگران و گروه دوم فرزندان غیر ایثارگر وابسته به مجموعه شاهد و دانش آموزانی هستند که از شرایط و ویژگی خاص برخوردارند.